دفتر ديون العملاء

كيف يولد الدين

الدين يبدأ فاتورة آجلة على عميل مسجّل، لا على «زبون» مجهول. عند البيع تختار العميل وتحدد شروط السداد بالأيام، فيحسب النظام تاريخ الاستحقاق تلقائيًا. هذا التاريخ هو ما يُقاس عليه التأخر لاحقًا، لا تاريخ الفاتورة.

• بيع آجل من نقطة البيع مباشرة، والفاتورة تُقيَّد على حساب العميل فورًا
• شروط سداد بالأيام لكل فاتورة، وتاريخ استحقاق يُشتق منها
• لا بيع آجل بلا عميل محدد، فلا يضيع دين في فاتورة مجهولة

ما تراه في شاشة الديون

ثلاثة أرقام أعلى الشاشة تلخص الوضع: إجمالي المستحق على العملاء، الجزء المتأخر منه عن موعده، والأرصدة الدائنة التي لهم عندك. تحتها قائمة المدينين بالبحث بالاسم أو الهاتف، ورصيد كل عميل أمامه. اختيار عميل يفتح كشف حسابه في الصفحة نفسها.

كشف الحساب: كل حركة بمستندها

الكشف لأي فترة تختارها، يبدأ برصيد افتتاحي هو نتيجة كل ما سبق الفترة، ثم يعرض كل حركة بتاريخها ومرجعها: الفاتورة في خانة المدين، والدفعة أو الإشعار الدائن في خانة الدائن، ورصيد متحرك بعد كل سطر، وينتهي برصيد ختامي. لا يوجد حقل رصيد يُعدَّل باليد في أي مكان؛ الرصيد دائمًا حاصل جمع المستندات، فإن اختلف العميل معك تعودان إلى الفاتورة أو الدفعة بعينها.

• رصيد افتتاحي وختامي للفترة، ورصيد متحرك بعد كل حركة
• ثلاثة أنواع حركات فقط: فاتورة، دفعة، إشعار دائن، ولكل منها رقم مرجعي
• ما تراه على الشاشة هو ما يُطبع، من المصدر نفسه

تسجيل السداد

الدفعة تُسجَّل على الفاتورة نقدًا أو تحويلًا بنكيًا. التحويل (من تطبيق بنكك أو غيره) يُسجَّل يدويًا باسم بنك المرسل ورقم العملية والحساب البنكي للشركة الذي استقبله، فتُطابقه لاحقًا مع كشف التطبيق أو البنك. لا يوجد ربط مباشر مع البنك. الدفعة الجزئية تُخصم ويبقى الباقي مستحقًا بتاريخ استحقاقه الأصلي. كل دفعة تحمل من سجّلها ومتى.

• نقد أو تحويل بنكي بمرجع وحساب مستلم
• دفعات جزئية بلا حد لعددها
• الدفعة التي تتجاوز حد الاعتماد الذي تحدده الشركة تحتاج تحقق مالك أو مدير عام أو مدير مالي

التخفيض الموثّق، لا الحذف

المرتجع يصدر إشعارًا دائنًا مرقّمًا يُخصم من حساب العميل مرة واحدة. الحركة المالية المسجّلة لا تُعدَّل ولا تُحذف؛ الخطأ يُصحَّح بحركة مقابلة مرتبطة بالأصل. لهذا يبقى الكشف صالحًا كدليل: كل سطر فيه له مستند، وكل مستند له صاحب في سجل التدقيق.

من تأخر ومنذ متى

تقرير أعمار الديون يصنّف كل مستحق بعدد الأيام بعد تاريخ استحقاقه: من 1 إلى 30 يومًا، من 31 إلى 60، من 61 إلى 90، وأكثر من 90. والفاتورة التي تجاوزت موعدها للتو تظهر في تنبيهات لوحة المالك في اليوم نفسه، فتعرف من تتصل به هذا الأسبوع دون أن تفتح تقريرًا.

الفروع والصلاحيات

مستخدم الفرع يرى ديون فرعه فقط، والمالك والمدير العام يريان الشركة كلها. حتى عرض كشف الحساب يُسجَّل في سجل التدقيق بمن عرضه ومتى. الموردون لهم الدفتر نفسه في الاتجاه المعاكس: ما تدين به لكل مورد وأعمار ذلك الدين.